Üniversite Senatosunun 15.03.2021 tarih ve 06 nolu toplantı tutanağının 2. maddesinin ekidir
.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
BİLİMSEL, KÜLTÜREL, SANATSAL VE SPORTİFETKİNLİKLERİN
DÜZENLENMESİ VE YÜRÜTÜLMESİ HAKKINDA YÖNERGE

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 – Bu Yönergenin amacı, Gaziantep Üniversitesi’nin tüm akademik ve idari birimleri tarafından kurumiçindeveyakurumdışındabağımsızolarakyadadiğerkurumvekuruluşlarlaiş birliği yapılarak düzenlenecekulusal veya uluslararası bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinliklerin üniversitenin vizyonuna, misyonuna, hedeflerine ve değerlerine uygun olarak düzenlenmesine ve etkin olarak yürütülmesine dayanak oluşturacak usul ve esasların belirlenmesidir.

Kapsam
Madde 2 - Gaziantep Üniversitesi’nin tüm akademik ve idari birimleri ile öğrenci kulüpler tarafından kurum içinde veya kurum dışında bağımsız olarak ya da diğer kurum ve kuruluşlarla iş birliğiyle düzenlenecek ulusal veya uluslararası kongre, bilgi şöleni, seminer, hizmet içi eğitim, panel, konferans, konser, gösteri, sportif etkinlikler, sosyal sorumluluk projeleri, gezi vb. bütün etkinliklerin düzenlenme biçimi, ilgili birimin görev, yetki ve sorumlulukları ile etkinliğin yürütülmesine ilişkin bütün esasları kapsar.
Dayanak
Madde 3 -2547 sayılı Yüksek Öğrenim Kanunun 14. ve 47. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4 - Bu Yönergede geçen;
a) Üniversite: Gaziantep Üniversitesini,
b) Rektör: Gaziantep Üniversitesi Rektörünü,
c) Senato: Gaziantep Üniversitesi Senatosunu,
d) Üniversite Üst Yöneticisi: Gaziantep Üniversitesi Rektörü adına yetkilendirilen Rektör Yardımcısı veya Rektör Danışmanını,
e) Üniversite Etkinlik Üst Kurulu:Akademi ve idari tüm birimler tarafından yapılması önerilen bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlikleri inceleyerek uygun gördükleri etkinlikleri hazırladığı gerekçeli kurul raporuyla birlikte Üniversite Üst Yöneticisine onaya sunan kurulu,
f) Birim Üst Yöneticisi: Dekan, enstitü/konservatuar/yüksekokul/meslek yüksekokulu müdürü, genel sekreter, araştırma ve uygulama merkez müdürü, rektörlüğe bağlı bölüm başkanı, döner sermaye müdürü vb. akademik ve idari birimlerinin üst yöneticisini,
g) DestekleyenKuruluş/Sponsor:Etkinliğinyapılmasındamaddi,aynivepersoneldesteğiverecekresmi veya özel kurum ve kuruluşları,
h) Etkinlik: Bu yönerge kapsamında ilgili birimler tarafından düzenlenmesi amaçlanan ve tanımlanan etkinlikleri,
i) Etkinlik Öneri Formu: Basılı halde/GAÜN Otomasyon Sistemleri üzerinde bulunan ve planlanan herhangi bir etkinlik için doldurulması zorunlu formu,
j) Kurum Kimliği Klavuzu: Gaziantep Üniversitesi Kurum Kimliği Kılavuzunu,
k) İHŞB: Genel Sekreterliğe bağlı İç Hizmetler Şube Müdürlüğünü,
l) BYHİM: Gaziantep Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünü,
m) SKSDB: Gaziantep Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığını,
n) GÜKSM: Gaziantep Üniversitesi Kültür ve Spor Müdürlüğünü,
o) Öğrenci Kulübü: GÜKSM’ye bağlı Öğrenci Kulüplerini,
p) EBYS: Gaziantep Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

İKİNCİ BÖLÜM
Kurulların Oluşumu ve Çalışma İlkeleri
Üniversite Etkinlik Üst Kurulunun Oluşumu
Madde 5-Üniversite Etkinlik Üst Kurulu, Üniversite öğretim elemanları arasından biri başkan olmak üzere Rektör tarafından görevlendirilecek 9 üyeden oluşur.
Kurul üyelerinin görev süresi 3 yıl olup, üyeler yeniden atanabilir.
Kurul üyeleri, başkanın çağrısı üzerine ayda en az bir defa toplanırlar.
Basın Yayın ve Halkla ilişkiler Şube Müdürü kurulun doğal üyesi ve raportörüdür.
Üst Kurulun Çalışma İlkeleri
Madde 6 -Üniversite Etkinlik Üst Kurulu’nun çalışma ilkeleri şunlardır:
a) Kurul gelen etkinlik taleplerini inceleyerek uygun gördükleri etkinlikleri hazırladığı gerekçeli kurul raporuyla birlikte Üniversite Üst Yöneticisine sunar.
b) Akademik ve İdari birimler Üniversite adına düzenleyeceği veya ortak olarak katkı sağlayacağı kongre, sempozyum ve benzeri etkinlikler için en az altı ay; diğer etkinlikler için ise en az bir ay önce “EK1 Etkinlik Öneri Formu” ile birlikte Üniversite Etkinlik Üst Kurulu’na başvurması gerekmektedir.
c) Üniversite Etkinlik Üst Kurulu, birimlerden, güz ve bahar yarıyılı eğitim dönemlerinde yapılması planlanan etkinliklerin takvimini, dokümanlarını, tahmini bütçesini, varsa sponsor desteğini, protokol taslaklarını içeren dosyayı belirli bir takvim içerisinde talep edebilir.
d) Üniversite Etkinlik Üst Kurulu, ihtiyaç duyulduğunda etkinliği düzenleyen birim yöneticisini, etkinliği teklif eden akademik/idari personeli, kamu veya özel kuruluş temsilcilerini veya konunun uzmanlarını, bilgi almak için toplantıya çağırabilir.
e) Üniversite Etkinlik Üst Kurulu tarafından onaylanan etkinliklerin ön hazırlığı, gerçekleştirilmesi ve sonlandırılmasına kadar olan tüm süreçten etkinliği düzenleyen akademik/idari Birim sorumludur.
f) Düzenlenen etkinliğe ilişkin harcamalar öncelikle sponsor desteği ve etkinlik bütçesinden karşılanır. Yeterli sponsor desteği veya bütçesi olmayan etkinliklere ilişkin giderler imkanlar ölçüsünde üniversite tarafından karşılanır.
g) Düzenlenmesine karar verilen etkinlikler; birim yöneticisinin talebi veya Üniversite Üst Yöneticisi tarafından doğrudan ertelenebilir veya iptal edilebilir. Herhangi bir nedenle ertelenen veya iptal edilen etkinlik en az yedi gün önceden ilgililere bildirilir.
h) Düzenlenecek etkinliklere sponsor olmak isteyen şahıs, firma, kurum ve kuruluşlar vb. Üniversite Üst Yöneticisinin onayı alındıktan sonra ayni ve nakdi destek verebilir veya iş birliği sağlayabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Etkinliklerde Uyulacak Esaslar ve Kurallar
Etkinliklerde Uyulacak Esaslar ve Kurallar
Madde7-(1)Yönergekapsamındakietkinliklerindüzenlenmesiveyürütülmesinde aşağıdaki esaslar ve kurallarauygun hareket edilir;
a) Üniversite tarafından düzenlenecek tüm etkinlikler Etkinlik Üst Kurulunun kararı ve Üniversite Üst Yöneticisinin onayıyla yürürlükte bulunan mevzuata göre yapılır.
b) Etkinlik esnasında katılımcıların/konuşmacıların/panelistlerin/sahnedeeseriniicraedensanatçınınyadaizleyicilerinsözel,yazılı veya görsel yorumları, açıklamaları, ifadeleri ve tavırlarından kişiler kendileri sorumludur. Mevzuata aykırı davranışlardan üniversite sorumlu tutulamaz.
c) Yapılacak etkinlik, Valilik/Kaymakamlık, İl/İlçe Emniyet Müdürlüğü veya ilgili herhangi bir kuruluştan izin alınmasını gerektiren bir etkinlik ise, etkinliği düzenleyen birim ilgili kuruluştan onay alma işlemlerini yapmakla yükümlüdür. İlgili kurum/kuruluşlardan alınan onay/izin işlemlerine ait kayıt ve belgeler ivedilikle Üniversite Genel Sekreterliğine teslim edilecektir.Bu konudaki yaptırımlardan üniversite sorumlu tutulamaz.
d) Etkinlikler kapsamında dil, din, ırk, mezhep, felsefi/siyasi düşünce ve cinsiyete dayalı ayrımcılık yapılamaz.
e) Planlama, Başvuru ve Uygulama:
1. Etkinliklerinyılboyuncadüzenlenebilmesiiçinilgilieğitim-öğretimyılında1Eylül-31Ağustosdöneminikapsayan Yıllık Etkinlik Planı Birim üst yöneticisinin onayından geçerek resmi yazı ile Üniversite Etkinlik Üst Kuruluna sunulur.
2. YıllıkEtkinlikPlanıdâhilinde/haricinde,bütçeli/bütçesizetkinlikdüzenlenebilmesiiçinBirimÜst Yöneticisinin uygunluk vermesinden sonra, EK1 Etkinlik Öneri Formu Üniversite Etkinlik Üst Kuruluna sunulur.
3. Üniversiteden bütçe talep edilen etkinliklerde, harcama kalemleri etkinliği talep eden birimin bütçesinden karşılanmak üzere değerlendirilir. Akademik yılbaşında onaylanmış bütçesi olmayan ve bütçe talep eden etkinlikler yapılamaz. Ancak; Üniversite yararına yapılması zorunlu olan, onaylı bütçesi bulunmayan ve bütçe talep eden etkinlikler Üniversite Etkinlik Üst Kurulunun önerisi ve Üniversite Üst Yöneticisinin onayı ile yapılabilir.
4. Üniversite içi veya dışında yapılması planlanan etkinliklerin uygulanabilirliğini, bu etkinliklere katılacak iç ve dış katılımcıların uygunluğunu, planlanan faaliyetler için fiziksel ve maddi imkânların yeterliliğini ve verimliliğini, etkinliğin Üniversiteye, öğrenci ve mezunlarına katkısını değerlendirip etkinliğin gerçekleştirilip gerçekleştirilmemesi ile ilgili görüş Üniversite Etkinlik Üst Kurulu tarafından Üniversite Üst Yöneticisine sunulur. Etkinliğin gerçekleştirilip gerçekleştirilmemesine ilişkin nihai kararı Üniversite Üst Yöneticisi verir.
5. Akademik ve İdari birimler planladıkları etkinlikler için en az iki (2) önce EK1 Etkinlik Öneri Formu doldurularak EBYS üzerinden Üniversite Etkinlik Üst Kuruluna başvuruda bulunmalıdır. Konferans,kongre,sergi,konser,gösteri,tiyatrovb.etkinlikleriçinbu süre an az altı (6)haftadır.
6. Düzenlenecek etkinliğin bir ücret karşılığı yapılması söz konusu ise bu durum başvuruda belirtilmelidir.
7. Etkinlik Öneri Formu haricinde herhangi bir yolla(e-posta, telefon, kısa mesaj vb.) başvuru kabul edilmez.
8. Öğrenci kulüpleri tarafından düzenlenen, üniversite öğrencilerine yönelik veya üniversite dışına açık organizasyonlar, söyleşiler, konferanslar, yarışmalar, gösteriler, şenlikler vb. için Kültür ve Spor Müdürlüğü ilgili mevzuat ve yönergeler çerçevesinde ön değerlendirme ve planlama yaparak Üniversite Etkinlik Üst Kuruluna sunar.Onaylanan etkinliklerin hazırlık sürecinden, uygulanmasından ve etkinliğin sona ermesine kadar olan tüm sürecinden Kültür ve Spor Müdürlüğü ve ilgili Kulüp sorumludur.
9. Haftasonuyadaresmitatilgünlerindeüniversiteiçindeveyaüniversitedışındaöğrenciyeyönelikolarak düzenlenen etkinlikler için ilgili birimlerden akademik ve/veya idari personel görevlendirilmesi zorunludur.
10. Şehir içinde veya şehir dışında, yurt içinde veya yurt dışında öğrencilere yönelik bilimsel/kültürel/sanatsal/sportif/teknik gezi ve seyahatler için akademik/idari personelin resmi olarak görevlendirilmesizorunludur.(EK2GeziTalepFormu,EK2a.GörevliPersonelBeyanFormu;EK2b. Öğrenci Beyan Formu)
11. Üniversitenin temsilini gerektiren/ Üniversiteden destek talep edilen ve öğrencilerin yalnız seyahat etmelerini gerektiren hallerde, tüm yasal belgelerin tamam olması ve ilgili kurul ve birimlerden görevlendirmelerin yapılmış olması şartı aranır. Üniversite bu seyahatlerde sadece yol ve harcırah ödeyecektir.
12. Yurt içi veya yurt dışında düzenlenen bir etkinliğe katılmak istenmesi durumunda, etkinliği düzenleyen kurum/kuruluştan alınacak resmi davet yazısının EK1 Etkinlik Öneri Formu ekinde beyanı gerekir.
13. Yerleşkelerdeetkinlikalanları,tümdestekhizmetleri,güvenlik,ikramvb.eylemleriçinÜniversite Üst Yöneticisinden onay alınmadan planlama yapılamaz.
14. EtkinliğinbaşarılıbirşekildeyapılabilmesiiçinEK7 Etkinlik İzleme Formu’nun kullanılması zorunludur.
15. Etkinlikle ilgili her türlü basılı ve dijital materyal üniversite resmi web sayfasında bulunan Kurum Kimliği Klavuzu’na göre hazırlanır.
16. Etkinliklerde görev alacak öğrencilerin görevlendirilmesi Gaziantep Üniversitesi Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Yönergesine göre yapılır.
17. Üniversite yerleşkelerinde düzenlenecek etkinliklerde etkinliği düzenleyen birim, olası acil durumları önlemek amacıyla etkinlik öncesi İHŞM ile irtibata geçerek gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
18. Üniversite/Fakülte/Birim ismi ve logosu Üniversite Üst Yöneticisinden onay alınmış etkinlikler haricinde kullanılamaz. Üniversite Üst Yöneticisinden onay alınmış etkinlerde Üniversite/Fakülte/Birim ismi ve logosunun kullanılması zorunludur.
19. Etkinliklerin afişlerinde, duyurularında,web sayfalarında, sosyal medya hesaplarında kullanılan görseller ile her türlü basılı ve dijital doküman Kurum Kimliği Klavuzu’na göre hazırlanmalıdır. Afiş üzerinde herhangi bir siyasi partinin adı, sembolü, kısaltma ve logosu bulunmamalıdır.
20. Etkinlik tamamlandıktan sonra en geç iki hafta içinde EK6 Etkinlik Değerlendirme Formu doldurularak etkinlik sorumlusu tarafından ilgili Birim Üst Yöneticisine teslim edilir. Birim Üst Yöneticisi değerlendirme formunun birer nüshasını Üniversite Etkinlik Üst Kurulu ve BYHİM’e bilgilendirme amaçlı olarak iletir. Üniversitenin genel tanıtımına ve tanınırlığına katkı sağlayacak şekilde, etkinliğin yaygın etkisini güçlendirmek üzere BYHİM etkinlik sonrası yapılabilecek her türlü duyuru, tanıtım, haber vb. çalışma için raporu değerlendirir.
f) Davetliler, Katılımcılar:
1. Yapılacak etkinliklere kurum içinden/dışından davetli konuşmacı, eğitici, sanatçı vb. çağrılabilir. Bu kişilere, etkinlik sorumlusunun yazılı önerisi, Üniversite Üst Yöneticisinin onayı ile varsa etkinliğe ait açılan hesaptan (etkinlik ücreti, destekleyen kuruluş katkısı), yoksa etkinliği düzenleyen birim bütçesinden karşılanmak üzere ödenebilir.
2. Davetlilerin ulaşım ve konaklama giderleri ile ilgili talepler etkinliği düzenleyen birim tarafından Üniversite Üst Yöneticisine arz edilir, uygun görüldüğü takdirde davet edilen konukların ulaşım ve konaklama ücretleri üniversite tarafından karşılanacak olup, ulaşım ve konaklama üniversitenin belirlediği vasıtalar ve otellerde gerçekleştirilir.
3. Etkinliğe katılması planlanan davetli (izleyici/konuşmacı/panelist/yarışmacı/ödül alan vb.) listesinin oluşturulması, davet ve misafir edilmeleri, etkinlik organizasyonunu yapan birimin sorumluluğundadır.
4. Konuğun/konukların/davetlilerin statüsüne göre davet ve ağırlama etkinlik sorumlusu öğrenciler, öğrenci kulübü danışmanı, öğretim elemanı, dekan, bölüm başkanı, müdür, birim başkanı veya rektörlük seviyesinde yapılır.
5. Rektörün katılması öngörülen/talep edilen programlarda Rektör daveti, söz konusu etkinliğin Üniversite Üst Yöneticisinin tarafından onaylanmasından sonra Rektörlük Özel Kalemine iletilebilir.
6. Rektörlük seviyesinde yapılacak karşılamalar/görüşmeler/ağırlama talepleri için etkinlik sorumlusunun Rektörlük Özel Kalemi ile önceden iletişime geçerek olur almasıgerekir.
7. Öğrencilerin mesleki, bilimsel, teknik, kültürel, sosyal gelişimine katkı sağlayacak ve içerik olarak öğrenciyi ilgilendiren etkinliklere öğrenci katılımının sağlanması, öğrencileri özendirici planlama ve duyuruların yapılması etkinliği düzenleyen birimin sorumluluğundadır.
8. Rektörlüğün katılacağı etkinliklerde genel protokol ilkelerine uyulması zorunludur.
g) Etkinlik Protokolü/Sözleşmesi İmzalanması: Etkinliğe katılan konuşmacı, icracı vb. kişi/kurum/kuruluş ile bir protokol/sözleşme dâhilinde organizasyon yapılması durumunda, sosyal medya/resmi web sitesi/basın bültenigibiduyurularındakatılımcınınetkinliğidüzenleyenkuruluşolarakGaziantepÜniversitesiismini ve logosunu kullanması zorunludur.
h) Etkinliğin Duyurulması:
1. Etkinliğin, üniversitenin hedeflerine ve ilkelerine uygun olarak kurum içi (öğrenciler, veliler, akademik/idari personel, mezunlar) ve kurum dışı (yurt içi ve yurt dışı diğer yükseköğretim kurumları, ortaöğretim kurumları, öğrenci adayları, basın-yayın kurumları, ulusal ve uluslararası kamuoyu) tanınırlığına katkı sağlaması esastır.
2. Etkinliğin tanıtımının yürütülmesi, etkinlikle ilgili haberlerin BYHİM ile iş birliği yaparak, GAÜN web sayfalarında, sosyal medya kanallarında, basılı ve görsel medyada etkili biçimde duyurulması etkinliği düzenleyen birimin/komisyonun/kişinin sorumluluğundadır.
3. Etkinlik sorumlusu etkinliğin konusu, katılan kişilerin nitelikleri, alanındaki tanınırlığı ve sosyal ağı dikkatealınaraketkinliköncesivesonrasındahaberiçeriklerininhazırlanarakBYHİM’neiletilmesinisağlar.
4. Üniversite Üst Yöneticisi tarafından onaylanmış bir etkinliğin duyuru sıklığı, içeriği ve formatı yapılacak etkinliğin niteliğine göre etkinlik sorumlusu kişi/birim ile BYHİM tarafından birlikte yürütülür.
5. EtkinliğinduyurusununvetanıtımlarınınbuyönergedetanımlanankoşullaraveKurumKimliğiKılavuzunauygun olarak hazırlanmış olması şarttır.

i) Telif Hakları:
1. Etkinliği düzenleyen, Fikir ve Sanat Eserlerini Koruma Hakkındaki Kanuna uymakla yükümlüdür. Bu kanun kapsamında, ilgili Meslek Birliklerine bildirimde bulunmak üzere, etkinlikte yayınlanacak/seslendirilecek/sergilenecek eserler listesi EK1 Etkinlik Öneri Formu ekinde etkinlikten en az altı (6) hafta önce resmi olarak bildirilir.
2. Film ve belgesel gösterimleri için filmin yapımcısı/senaristi/yönetmeninin bağlı olduğu ajans/büyükelçilik vb.den gösterimi ile ilgili alınan izin belgesi Etkinlik Öneri Formuna eklenir. Üniversite yerleşkelerine ait salon, mekân, bahçe vb. hacimlerin üçüncü şahıslar/kurumlar/kuruluşların kullanımı için kiralanması/ücretsiz kullandırılması durumunda, etkinlik düzenleyen kişi/kuruluş ilgili birimle protokol/sözleşme kapsamında eserlerin telif haklarının ödenmesinden sorumludur.

j) Katılım/Başarı/Teşekkür Belgesi/Plaketler
1. Katılım/başarı/teşekkür belgeleri ve plaketlerin içeriği ilgili birim tarafından oluşturularak BYHİM’ne onaylanmış etkinlik formu ekinde gönderilir. BYHİM katılım/başarı/teşekkür belgelerini ve plaketleri hazırlar ve etkinlik sorumlusu tarafından onaylandıktan sonra basar. Basılı belge/plaket etkinliğin düzenlendiği birim başkanı/etkinlik düzenleme komisyonu başkanı tarafından imzalanır.
2. Rektörlük ya da rektörlüğe bağlı enstitü, merkez, bölüm ve birim tarafından düzenlenen etkinliklerde belgeler Rektör tarafından veya yetkilendirdiği Rektör Yardımcısı tarafından imzalanır.
3. Bir kurum ya da dernek iş birliği ile yapılan etkinliklerde hazırlanan belgelerde kurum/dernek başkanının imzası ve kurum/dernek logosuna da yer verilir.

k) Destekleyen Kişi/Kurum/Kuruluş (Etkinlik Sponsoru):
1. Dış Destekleyen Kişi/Kurum/Kuruluş Katkısı ve Sorumlulukları:
1.1. Etkinliğin amacına uygun olarak, destek verecek kişi, firma, kurum, kuruluş vb. Üniversite Üst Yöneticisinden uygun görüş alındıktan sonra ayni ve nakdi destek verebilir,veya iş birliği sağlayabilir.
1.2. Sponsorluk katılım ilkeleri ile sponsorluk hizmeti alınacak olan şahıs, firma, şirket, kamu kurumu, kuruluşlar vb. ile imzalanacak olan sözleşmeler ve protokoller için ilgili Birim Üst Yöneticisi tarafından Üniversite Üst Yöneticisinden uygun görüş alınır.
1.3. Destekleyicikişi/kurum/kuruluşetkinliköncesindeEtkinlikDesteklemeProtokolünü(EK3aEtkinlik Destekleme Protokolü) imzalamak zorundadır. İmzalı formlar etkinliği düzenleyen birim tarafından Etkinlik Öneri Formu ekinde Üniversite Üst Yöneticisine arzedilir.
1.4. Etkinliğe katılım için yapılacak parasal destek, destekleyici kuruluş tarafından İMİDB ilgili hesabına yatırılır.
1.5. Destekleyici, gerçekleşecek etkinlik kapsamında kitap, kitapçık,broşür,film,slayt,elektronik medya gibi görsel/ işitsel gereçler; mesleki ulusal, uluslararası yayınlar gibi bilgilenme amaçlı nesneler, özendirme malzemeleri dağıtabilir. Dağıtılacak malzemelerin içeriği ve çeşidi Etkinlik Destekleme Protokolü ekinde beyan edilir EK3b Dağıtılacak Malzeme Beyan Formu.
1.6. Sponsor kuruluş/firma toplantı kapsamında bir stant açmayı planlıyor ise stantta kullanılacak materyaliniçeriğivesunumuyürürlüktekiyasaveyönetmeliklereveetikkurallarauygunolmalıdırEK4. Stant Açma Talep Formu. Uygun olmayan durumdan etkinlik düzenleyen kişi/komisyon/birim sorumludur. Stant çalışmalarında izin almadan müzik yayını yapılmayacaktır.

2. Uzmanlık Derneği/Meslek Odası İlişkisi
2.1. Etkinliğin bir uzmanlık derneği/meslek odası iş birliği ile yapılıyor olması durumunda ilgili derneğin/odanın talep yazısı başvuruya eklenmelidir EK5a İş Birliği Talep Formu.
2.2. İlgilidernek/oda,etkinliksürecindetoplantıileilgiliprotokoleEK5bİş Birliği Protokolü uygundavranılacağını beyan etmek zorundadır.

3. Üniversitenin Destekleyici Olduğu Etkinlikler:
3.1. Üniversite, kurum içi birimlerin düzenlediği etkinliklere veya diğer kurumlar/kuruluşlar tarafından düzenlenen etkinliklere destek verebilir.
3.2. Üniversite destekleri şunlardan oluşur: Ayni destek, nakdi destek, teknoloji desteği, alt yapı desteği, bilimsel destek, akademik destek, personel desteği, üniversiteye ait Kamu İktisadi İşletmeler dışında kalan salon, mekân, bahçe vb. hacimlerin üçüncü şahısların/ kurumların/kuruluşların kullanımı için tesis sabit giderlerinin ödenmesi kaydıyla ücretsiz verebilir. Gaziantep Üniversitesi bünyesinde bulunan ve Kamu İktisadi işletmesi olarak tanımlanan Kongre ve Sanat Merkezleri ile diğer sosyal tesisler Rektörlüğün uygun gördüğü özel indirimlerle kurum içi birimlere ve kurum dışı diğer kurum/kuruluşlara tahsis edilebilir.
3.3. Rektörlük onayı alınmış etkinlikler için Üniversite destekleyici kuruluş olarak destek verebilir. Kurum içi ve kurum dışı destek talepleri EK1 Etkinlik Öneri Formu doldurulup, ilgili Birim Üst Yöneticisi imzası ile Üniversite Üst Yöneticisine arzedilmelidir.
3.4. Kurumiçivekurumdışıetkinlikleriçinüniversitedenaynivenakdidestektalepleri,talebinkapsamı ve diğer hususların Rektörlük tarafından uygun bulunması halinde ilgili birimler tarafından karşılanır.
3.5. Üniversitenin destekleyici kurum olarak katıldığı etkinliklerde, etkinliği düzenleyen iç veya dış birim/kişi/kuruluş tüm duyuru, tanıtım, davetiye, afiş, web, sosyal medya, basılı, görsel basında yer alan yayınlarda, ilanlarda ve etkinliğin yapıldığı ortamda kurumsal Gaziantep Üniversitesi logosunu kullanmak ve destekleyici kurum olduğunu (etkinlik sponsorluğunu) belirtmek zorundadır.

Gezi Etkinlikleri
Madde 8-Gezi etkinlikleri akademik, bilimsel, teknik, kültürel, sosyal içerikli öğrenci/akademik/idari personel gezilerini ifade eder:
a) Şehir içinde veya şehir dışında, yurt içinde veya yurt dışında öğrencilere yönelik bilimsel, kültürel, sanatsal, sportif, teknikgeziveseyahatleriçinakademik/idaripersonelinresmiolarakgörevlendirilmesizorunludur.EK2.GeziTalepFormu,EK2a.GörevliPersonelBeyanFormu;EK2b.ÖğrenciBeyanFormu,EK2c.EtkinlikYolcu Listesi.
b) Üniversitenin temsilini gerektiren, Üniversiteden destek talep edilen ve öğrencilerin yalnız seyahat etmelerini gerektiren hallerde, tüm yasal belgelerin tamam olması, ilgili Fakülte/Enstitü/MYO/ Merkez/Birim ilgili kurullarında görevlendirmelerin yapılmış olması ve etkinlikten en az altı (6) hafta önce Rektörlüğe arzı gerekir. Üniversite bu tür seyahatlerde sadece yol ve konaklama masrafını öder. Görevlendirme talebi ile ilgili resmi yazı ekinde öğrenci tarafından imzalanmış EK2b Öğrenci Beyan Formu’nun bulunması zorunludur.
c) Yurt içi veya yurt dışında düzenlenen bir etkinliğe katılmak istenmesi durumunda, etkinliği düzenleyen kurum/kuruluştan alınacak resmi davet yazısının EK1 Etkinlik Öneri Formu ekinde beyanı gerekir.
d) Öğrenci kulüpleri tarafından düzenlenen Üniversite dışı etkinliklere katılmak isteyen, ancak öğrenci kulübüne/kulüplerine resmi kaydı olmayan öğrenciler ders izni, yol ve harcırah konularından yararlanamazlar.

Etkinliklere Destek Verecek Birimler
Madde 9 -Etkinliklere destek verecek birimler şunlardır
a) Genel Sekreterlik
b) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
c) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
d) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
e) Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
f) Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
g) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
h) Kültür ve Spor Müdürlüğü
i) Mavera Kongre ve Sanat Merkezi
j) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü
k) Matbaa ve Basım İşleri Müdürlüğü

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hükmü bulunmayan haller
Madde 10- Bu Yönergede hükmü bulunmayan hallerde diğer mevzuat hükümleri, senato kararları ve ilgili kurul kararları uygulanır.

Yürürlük ve yürürlükten kaldırma
Madde11—Bu Yönerge, Senatonun kabulünden itibarenyürürlüğegirer.

Yürütme
Madde 12– Bu Yönergeyi Üniversite Rektörü yürütür.