GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ Üniversite Senatosunun 15.03.2021 tarih ve 06 nolu toplantı tutanağının 3. Maddesinin ekidir.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- Bu yönergenin amacı, Gaziantep Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü'nün faaliyet alanları, yönetim organları, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.
Kapsam
MADDE 2-Bu Yönerge, Gaziantep Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü'nün faaliyet alanları, yönetim organları, çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3- Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 47. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu yönergede geçen;
- Üniversite: Gaziantep Üniversitesini
- Rektör: Gaziantep Üniversitesi Rektörünü,
- Şube Müdürü: Gaziantep Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürü'nü,
- Birim: Gaziantep Üniversitesi Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Merkez Müdürlüğü, Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlığını,
- Birim Amiri: Üniversitedeki tüm akademik ve idari birim yöneticilerini,
- İletişim Temsilcisi: Birim amiri tarafından görevlendirilen iletişim ve birim internet sitesi sorumlusunu,
- İletişim Komisyonu: Şube Müdürü ile akademik ve idari birim İletişim Temsilcilerinden oluşan komisyonu ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Şube Müdürlüğünün Amacı ve Faaliyet Alanları
Şube Müdürlüğünün Amacı
MADDE 5- Şube Müdürlüğünün amacı, Üniversite’nin mensupları ve birimleri arasında etkili bir iletişimi sağlamak, Üniversite’nin iletişim hedeflerini belirleyerek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini yönetmek, Üniversite’nin kurumsal kimliğini, ulusal ve uluslararası alanlarda en etkin şekilde tanıtarak Üniversite’nin kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmak, ulusal ve uluslararası boyutlarda kurumlarla ilişkilerini sağlıklı bir zeminde sürdürüp, basın yayın kuruluşları ile olumlu ilişkiler geliştirereküniversitemiz ile kamuoyu arasında sağlam bir köprü kurmaktır.
Şube Müdürlüğünün Faaliyet Alanları
MADDE6-Şube Müdürlüğü,bu Yönergenin5. Maddesindebelirtilenamaçlarıgerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur;
- Üniversitenin kurumsal kimliğine ve itibarına değer katacak iletişim, tanıtım ve yönetim stratejilerini oluşturmak,
- Üniversitenin önlisans, lisans, yüksek lisans ve doktora programlarının tanıtımıyla ilgili çalışmaları yapmak,
- Birimler tarafından düzenlenen etkinliklerin gerçekleştirilmesi sürecinde birimlere etkinlik formatlarının oluşturulmasında, etkinliğin duyurulmasında ve benzeri durumlarda danışmanlık yapmak,
- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünün görev alanına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
- Müdürlüğe iletilen konuların zamanında incelenip sonuca bağlanmasını ve gereken işlemlerin yapılmasını sağlamak,
- Sorumluluğundakihizmetlerinyürütülmesiiçingerekliplanveyönergelerihazırlamak,
- Şube Müdürlüğü bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemeleri yapmak,
- Personelinin disiplin ve iş birliği içinde çalışmasını sağlamak, görev dağılımını yapmak ve denetlemek,
- İletişim temsilcilerinin kendi birimlerinde ve Şube Müdürlüğüyle eşgüdümlü çalışmasını sağlamak,
- Rektör tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Şube Müdürlüğünün Organları ve Organların Görevleri
Şube Müdürlüğünün Organları
MADDE 7- Şube Müdürlüğünün organları şunlardır;
- Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi
- Haber Merkezi
- Medya ve Prodüksiyon Birimi
- Sosyal Medya Birimi
- Grafik Tasarım Birimi
- Etkinlik Organizasyon ve Protokol Birimi
- Bilgi Edinme ve Yazı İşleri Birimi
Organların Görevleri
MADDE 8- Şube Müdürlüğüne bağlı organların görevleri şunlardır;
A. Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi
Halkla İlişkiler ve Tanıtım Birimi'nin görevleri şunlardır;
- Üniversitenin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,
- Üniversitenin fuar ve tanıtım etkinliklerine katılması için gerekli temasları sağlayarak yapılacak faaliyetleri organize etmek,
- Üniversitemizin katılacağı fuar ve tanıtım etkinlikleri için basılı/görsel materyaller hazırlamak veya hazırlatmak,
- Üniversitenin program ve faaliyetlerinin tanıtımı için sergi, gezi ve toplantı gibi faaliyetler tertip etmek,
- Üniversitenin tanıtımı için gazete, dergi, bülten, fotoğraf, film ve albüm gibi yazılı, sesli, görsel ve dijital materyaller hazırlamak veya hazırlatmak.
- Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş vb. materyal hazırlayıp/hazırlatıp yaymak.
- Yapılacak etkinliklerin duyuru metinlerini hazırlayarak e-posta yoluyla kamuoyuna duyurumunu yapmak ve üniversite web sayfasında yayınlanması için ilgili birime materyal desteği vermek,
- Üniversite birimlerine yönelik lise gezilerinde (kampüs ve ilçe yüksekokulları da dahil olmak üzere) rehberlik yapmak, hedef kitleye üniversitenin bölümlerinin taban, tavan puanları ve başarı sıralamalarıyla ilgili bilgi vermek. Bölümlerle ilgili tanıtıcı ve bilgilendirici gezi programları düzenlemek ya da tanıtıcı materyal sunmak.
B.Haber Merkezi
Haber Merkezi'nin görevleri şunlardır;
- Yerel, ulusal ve uluslararası alanda üniversite ve Rektör ile ilgili yazılı, sesli, görüntülü ve dijital medyada yer alan haberlerin takibini yapmak, konuya ilişkin abone olunan Medya Takip Sistemi vasıtasıyla elde edilecek çıktıların belirli periyotlarda kontrolünü yapmak, elde edilen verileri işlemek, arşivlemek ve ilgili yöneticilere sunmak,
- Basın kuruluşlarıyla iletişim içinde olmak, üniversite ile ilgili haberlerin basında etkin olarak yer almasını sağlamak,
- Şube Müdürlüğüne bildirilen konferans, konser ve benzeri etkinlik, başarı, protokol ve ziyaret gibi bilgileri haber formatına dönüştürüp yayına yönlendirmek,
- Bültende yer alacak etkinliklerin izlenmesi ve ses kaydının yapılması, fotoğraf çekimi ve etkinliğin bülten için haber metni haline getirmek, mizanpajını hazırlamak, makama onay için sunmak, baskı sürecinin takibini yapmak,
- Üniversitemizde öne çıkan haberlerin basılı ve görsel-işitsel yayın organlarına (e-posta, faks, telefon) servis etmek,
- Gerçekleştirilecek olan basın toplantısı ve etkinliklere basın mensuplarının davet etmek ve rehberlik hizmeti vermek,
- Tekzip yayınlanması gereken haberleri Hukuk Müşavirliği ile koordine etmek,
- Kamuoyu ile paylaşılacak basın duyurularını (Rektör açıklamaları, senato ve yönetim kurulu kararları, vb.) hazırlamak,
- Üniversitemiz internet sayfasında yer alan “Haber Merkezi” bölümünüyönetmek ve güncellemek,
- 1 yıl içerisinde yapılan haberleri kronolojik esaslara göre arşivlenmek, basılı ve dijital yayına dönüştürmek.
C.Medya ve Prodüksiyon Birimi
Medya ve Prodüksiyon Birimi'nin görevleri şunlardır;
- Üniversitemizde yapılan tüm bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinliklerin belgelenmesi ve arşivlenmesi amacıyla video ve fotoğraf çekimlerini yapmak,
- Düzenlenen etkinlik ve organizasyonların haberleştirilmesine katkı sağlamak,
- Dergi, broşür, kitapçık vb. materyaller için görsel malzeme teminetmek,
- Üniversitemiz web sayfasına görsel malzeme servisetmek,
- Üniversitemiz yetkili organlarından izin alarak diğer kurumlara ve basına video ve/veya fotoğraf servisi yapmak,
- Talepedilenvideovefotoğrafçekimleriileseskayıtlarınınelektroniksaklamaveerişim formatlarına dönüştürerek kayıt etmek ve arşivlemek,
- Görsel kayıtların kronolojik esaslara göre ve onaylı erişime olanak verecek şekilde arşivlenmesi, saklanması ve korumasını sağlamak.
D.Web ve Sosyal Medya Birimi
Web ve Sosyal Medya Birimi'nin görevleri şunlardır;
- Üniversitenin ve akademik/idari tüm birimlerin web sitelerinin güncelliğini takip etmek,
- Üniversiteye ait sosyal medya hesaplarını yönetmek ve güncellemek,
- Sosyal medyadaki takip edilme oranlarının analizlerini yaparak raporlamak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarının takipçi sayılarını büyütmek ve hedef kitle oluşturmak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarından gelen geri bildirimlere ilişkin rapor hazırlamak ve rektörlük makamına sunmak,
- Haber, etkinlik ve duyuruların sosyal medya hesaplarında paylaşımını yapmak,
- Uygun sosyal medya platformlarında etkinlik esnasında içerik akışı (fotoğraf, yazı, video) paylaşımı yapmak,
- Google vb. platformlarda üniversiteye ait içeriklerin düzgün görüntülenmesini sağlamak ve gerekli düzenlemeleri yapmak.
- Yeni çıkan teknolojileri takip edip üniversite yararına olacak alanlarda fikirler ortaya koymak,
- Üniversite sosyal medya hesaplarının hedef kitlelerine göre özgün içerikler oluşturmak (video, grafik, fotoğraf, yazı),
- İletişim temsilcilerinin çalışmalarında yardımcı olmak.
E.Grafik ve Tasarım Birimi
Grafik ve Tasarım Birimi'nin görevleri şunlardır;
- Üniversite’nin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,
- Üniversitenin kurumsal kimliği için ihtiyaç duyduğu broşür, davetiye, kart tasarımı, internet sayfalarının düzenlenmesi gibi tüm görsel materyal ve grafik konularında ihtiyacı karşılamak,
- Üniversitemizi tanıtım ve kullanım amaçlı her türlü basılı materyallerin ve eserlerin grafik tasarımını yapmak,
- Üniversitemiz rektörlüğü ve rektörlük onayıyla birimler tarafından talep edilen afiş, davetiye ve benzeri ürünlerin tasarımını yapmak,
- Üniversitemizde düzenlenen her türlü bilimsel, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlikler ile tören, toplantı, kutlama ve anma etkinliklerinde ihtiyaç duyulan görsel, belge ve plaketlerin tasarımını ve gerekli onaylar alındıktan sonra basımını yaptırmak/temin etmek,
- Hazırlanan görsellerin Üniversitemiz web sayfasında yer alması için ilgili birimlerle irtibat sağlamak.
F.Etkinlik Organizasyon ve Protokol Birimi
Etkinlik Organizasyon ve Protokol Birimi'nin görevleri şunlardır;
- Üniversitenin kurum içi ve kurum dışı iletişim rehberini ve protokol listesini oluşturmak, güncelliğini takip etmek,
- Sempozyum, seminer, çalıştay ve törenlerin gerçekleştirilmesi ile ilgili talimatın alınmasından sonra davetiye ve diğer duyuru materyallerini hazırlamak,
- Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş vb. materyal hazırlayıp yaymak,
- Etkinlik sunum metnini hazırlamak ya da hazırlatmak ve sunumunu yapmak,
- Hazırlanan çalışmaları (davetiye, duyuru, poster, katılım belgesi, teşekkür belgesi vb.) üst yönetimin onayına sunmak,
- Etkinliğin gerçekleştirileceği salonu ilgili birimlerle birlikte hazırlamak ve koordine etmek (bayrak, flama, çiçek, kürsü, masa, ses ve ışık düzeni, video çekimi koordinasyonu, oturma düzeninin protokol kurallarına uygun hale getirmek, etkinlik bünyesindeki ikramlar vb.),
- Etkinliğe katılacak protokolü karşılamak ve rehberlik hizmeti vermek.
G. Bilgi Edinme ve Yazı İşleri Birimi
Bilgi Edinme ve Yazı İşleri Birimi'nin görevleri şunlardır;
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu kapsamında Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER), Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı üzerinden intikal ettirilen ya da kişinin bizzat başvurusu ile birime ulaşan bilgi, belge talepleri ile istek ve şikâyet dilekçelerine ilişkin işlemleri yapmak,
- Üniversitemizde Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde yapılan tüm işlemlere ilişkin yıllık rapor hazırlayarak Rektörün onayına sunmak,
- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğünün her türlü yazışmalarını yürütmekve diğer birimlerle olan yazılı iletişimi sağlamak,
- Resmi yazışmaları tasnif etmek ve arşivlemek,
- Kuruma ait e-posta adreslerinin takibini yapmak ve raporlamak,
- Rektör adına kutlama ve teşekkür yazılarını hazırlamak,
- Şube Müdürü tarafından belirlenen görev dağılımlarının ve görevlendirme bilgilerini görevli personele bildirmek.
İletişim Komisyonu
MADDE 9- İletişim Komisyonu; Şube Müdürü ile akademik ve idari birim İletişim Temsilcilerinden oluşan komisyondur. Üniversitenin akademik ve idari birimleri arasında haber akışı sağlamak, eşgüdüm oluşturmak iletişim ve tanıtım alanıyla ilgili strateji üretmek temel görevleridir.
Şube Müdürlüğünün davetiyle yılda en az 2 defa olağan olarak toplanır. Şube Müdürlüğü olağan toplantılar dışında ihtiyaç duyulduğu takdirde özel gündemle de İletişim Komisyonunu toplantıya çağırabilir.
İletişim Temsilcileri
MADDE 10- Şube Müdürlüğü ile eşgüdümlü olarak çalışan İletişim Temsilcileri; akademik ve idari Birim Amirleri tarafından belirlenen birer kişi, bir öğrenci konseyi temsilcisi ve öğrenci kulüplerinin temsilcilerinden oluşur. İletişim temsilcileri birim amirleri tarafından iletişim becerileriyle öne çıkan personel arasından görevlendirilir.
İletişim Temsilcilerinin görevleri şunlardır;
- Birimindeki personel ve öğrenciler arasından belirlediği temsilcilerle çalışma ekibini oluşturmak,
- Birimindeki personel ve öğrenciler arasında bilgi akışını sağlamak,
- Biriminden gelen haber, eleştiri ve önerileri Şube Müdürlüğüne iletmek,
- Teknik olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığıyla içerik olarak Şube Müdürlüğüyle birlikte çalışarak Birim İnternet sayfasında yer alan haberleri ve içerikleri Şube Müdürlüğü ile paylaşarak bilgilerin tek merkezde toplanmasına yardımcı olmak,
- Birim internet sayfasındaki bilgilerin güncellemesini yapmak, talep halinde yabancı dile çevirisini yapmak veya ilgili birimlerdeki görevliler tarafından yapılmasını sağlamak.
Çalışma İlkeleri:
Madde 11- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü çalışmalarını aşağıda yer alan ilke ve prensipler doğrultusunda yürütür.
- "Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü İş İstek Formu" kullanılarak EBYS üzerinden iş talebinde bulunulması gerekmekte olup, talepten sonra iş talebine ek taleplerin etkinlikten en az 15 gün önce İş İstek Formu ile bildirilmesi halinde talebe ilişkin işlem yapılabilecektir.
- Ulusal ve yerel basına gönderilecek her türlü duyuru, bilgi, davet en az 5 gün öncesinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü'ne bildirilmelidir.
- Üniversitemiz birimleri, yapılması Rektörlük Makamınca uygun görülen etkinlikler için tasarlanmasını talep ettikleri afiş, kitapçık, broşür, teşekkür belgesi vb. çalışmaların içeriklerini en az 15 gün önce Şube Müdürlüğüne ulaştırmalıdır.
- Üniversitemiz birimleri, sadece tanıtım, bilimsel toplantı, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlikler için fotoğraf çekimi talebinde bulunabilirler. Bu taleplerin en az 15 gün önce etkinlik bilgisi (yer-zaman) ile birlikte Şube Müdürlüğüne bildirilmesi gerekmektedir. Program yoğunluğu nedeniyle Şube Müdürlüğü tarafından katılım gösterilemeyen etkinliklerde, ilgili birim, etkinlik detayı ile fotoğrafları (JPG formatında) Şube Müdürlüğü e-posta adresine (halklailiskiler@gaziantep.edu.tr) etkinlikten itibaren en geç 2 gün içinde göndermelidir.
- Üniversitemiz birimleri gerçekleştirecekleri etkinlikler için en az 15 gün önce etkinlikle ilgili bilgi vermek kaydıyla Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü'nden sunucu talebinde bulunabilir.
- Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin tüm talepleri, kulüp danışmanı öğretim üyeleri üzerinden Kültür ve Spor Müdürlüğü aracılığıyla ve yazılı olarak Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir.
- Üniversitemiz logosunda kullanılan renklerin kodları web adresimizde bulunan kurumsal kimlik kılavuzunda yer almakta olup logonun doğru kullanılması için gerekli dikkat ve özen gösterilmelidir.
- Üniversitemiz birimlerinin, bilgisayar, projeksiyon cihazı, ses sistemi, video kamera, fotoğraf makinesi gibi demirbaş istemleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü tarafından karşılanmamaktadır.
- Şehir içinden veya şehir dışından lise ve dengi okullar tarafından üniversitemize gerçekleştirilecek her türlü ziyaret Şube Müdürlüğü kanalıyla kabul edilecek olup, birimlere başvuru yapılması halinde ise ilgili birim tarafından İş İstek Formu ile Şube Müdürlüğüne bildirmesi gerekmektedir.
- Üniversite personelinin anne-baba-eş-çocuk vefat haberleri veya çocuklarının doğum haberleri ilgili birim İletişim Temsilcisi tarafından Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir.
- Üniversite personeli e-gazete, resmî web sayfasına bağlı Haber Merkezi veya medyada yer almasını istediği etkinlik veya bireysel başarıları (proje kabulü, ulusal/uluslararası kongrelerde sunum, yerel yönetimler ile iş birliği vb.) ilgili birim İletişim Temsilcisi tarafından Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir.
- Birimlerin prodüksiyon talepleri (seslendirme, tanıtım filmi, animasyon vb.) en az 30 gün önce Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Hüküm Bulunmayan Haller
Madde 12-Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 13- Bu Yönerge Gaziantep Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 14- Bu Yönerge hükümlerini Gaziantep Üniversitesi Rektörü yürütür.
