Üniversite Senatosunun 20.12.2022 tarih ve 23 nolu toplantı tutanağının 1. Maddesinin ekidir.

GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
KALİTE GELİŞTİRME YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam
Madde 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Gaziantep Üniversitesinde sunulan hizmetler ile yürütülen iş ve işlemlerin kalite düzeyinin ulusal ve uluslararası standartlara göre iç ve dış değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesi, iç ve dış kalite sistemi, akreditasyon süreçleri ve bu kapsamda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklara ilişkin esasları düzenlemek, Kalite Komisyonu’nun çalışma usul ve esaslarını ve Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nün işleyişini düzenlemektir.
(2) Bu Yönerge, Koordinatörlüğün ve Kalite Komisyonunun çalışma usul ve esasları ile Gaziantep Üniversitesi bünyesinde yürütülecek kalite ve akreditasyon ile ilgili tüm çalışmalarda Koordinatörlük ve Kalite Komisyonu’nun görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
Madde 2- (l) Bu Yönerge, 04/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile 23/11/2018 tarih ve 30604 sayılı Resmi Gazete' de yayınlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği'ne dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3- (1) Bu Yönergede geçen;
• Akademik Birim: Gaziantep Üniversitesine bağlı fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve enstitüleri,
• Akreditasyon: Bir dış değerlendirici kurum tarafından belirli bir alanda önceden belirlenmiş, akademik ve alana özgü standartların bir yükseköğretim programı tarafından karşılanıp karşılanmadığını ölçen, değerlendirme ve dış kalite sürecini,
• Dış Değerlendirme: Üniversitemizin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerin kalitesinin, Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından yetkilendirilen dış değerlendiriciler veya Yükseköğretim Kurulunca tanınan, bağımsız Kalite Değerlendirme Tescil Belgesine sahip dış değerlendirme kuruluşları tarafından yürütülen dış değerlendirme sürecini,
• İç Değerlendirme: Üniversitemiz, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının Kalite Komisyonu tarafından değerlendirilmesini,
• İdari Birim: Gaziantep Üniversitesi Genel Sekreterliğine bağlı tüm idari birimleri,
• Kalite Güvence Sistemi: Gaziantep Üniversitesinin iç ve dış kalite standartları ile uyumlu kalite ve performans süreçlerini tam olarak yerine getirdiğine dair güvence sağlayabilmek için yapılan tüm planlı ve sistemli işlemleri,
• Komisyon: Gaziantep Üniversitesi Kalite Komisyonu’nu,
• Koordinatörlük: Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nü,
• KYS: Kalite yönetim sistemini,
• Performans Değerlendirme Raporu: Üniversitenin, kurumsal değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren ve her yıl hazırlanan raporunu
• Rektör: Gaziantep Üniversitesi Rektörü’nü,
• Senato: Gaziantep Üniversitesi Senatosu’nu,
• Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi (TYYÇ): Yükseköğretim için tanımlanan Ulusal Yeterlilikler Çerçevesini,
• Üniversite: Gaziantep Üniversitesi’ni,
• Yönetim Gözden Geçirme(YGG): Yürütme yetkisine sahip yönetici kadronun KYS’nin uygunluğunu, belirlenmiş kalite politikası ve hedeflerini karşılamaktaki etkinliğini belirli aralıklarla gözden geçirmesini
• Yönetmelik: 23.11.2018 tarih ve 30604 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği'ni
• Yükseköğretim Kalite Kurulu: Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği ile kurulmuş, yükseköğretim kurumlarında kalite değerlendirme ve güvencesi çalışmaları ile akreditasyon çalışmalarının düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Kurulu,
ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Kalite Geliştirmesine Yönelik Kurum Organları

Kalite Komisyonunun Oluşturulması
Madde 4- (l) İç ve dış değerlendirme ile kalite geliştirme çalışmaları için Senato tarafından bir Kalite Komisyonu oluşturulur,
• Komisyon; başkan, Senato tarafından belirlenen üyeler, doğal üyeler ve öğrenci temsilcisinden oluşur.
• Komisyonun başkanlığını Rektör, Rektörün bulunmadığı zamanlarda ise ilgili Rektör Yardımcısı yapar.
• Komisyon üyeleri, aynı fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulundan birden fazla olmamak ve farklı bilim alanlarından olmak üzere tüm akademik birimleri ve isteğe bağlı idari birimlerin temsiliyetine göre Senato tarafından belirlenir. Bu üyelerin görev süresi iki yıldır. İki yılın sonunda görev süresi dolan üye tekrar Senato tarafından komisyon üyesi olarak belirlenebilir. Gerektiğinde komisyon aynı usul ile değişiklik yapabilir. Liste değişikliği durumunda iki yıllık süre yeniden başlar, bunun dışındaki değişikliklerde görev süresi kalan süredir.
• Genel Sekreter ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı komisyonun doğal üyesidir.
• Komisyonda idari birimlerden de gerekmesi halinde üye seçimi yapılabilir.
• Öğrenci Temsilcisi’nin belirlenmesi aşağıdaki usul ve esaslara göre yapılır.
• Önlisans, lisans veya lisansüstü programlarında öğrenim gören öğrenciler Genç Kalite Topluluğu tarafından belirlenerek Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirilir ve belirlenen aday öğrenciler Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından önlisans için 1 öğrenci, lisans için 1 öğrenci ve lisansüstü için 1 öğrenci olmak üzere Senatoya sunulur.
• Senatoya sunulan öğrenciler ile Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından belirlenen mezun öğrenciler 1 yıllığına Senato tarafından mezun temsilci olarak belirlenir.
• Senato tarafından belirlenen Kalite Komisyonu, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğünün web sayfasında kamuoyu ile paylaşılır.
Kalite Komisyonunun Görevleri
Madde 5- (l) Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin değerlendirilmesi ve kalitesinin geliştirilmesi ile Üniversitenin iç ve dış kalite sistemini kurmak, kurumsal göstergeleri tespit etmek, bu kapsamda yapılacak çalışmaları Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda yürütmek ve bu çalışmaları Senato onayına sunmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirir,
• Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından yapılan iç değerlendirme çalışmalarının iyileştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak, kurumsal değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının sonuçlarını içeren yıllık kurumsal değerlendirme raporunu hazırlamak ve Senatoya sunmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirmek, onaylanan yıllık kurumsal değerlendirme raporunu internet ortamında Üniversitenin ana sayfasından ulaşılabilecek şekilde kamuoyu ile paylaşmak,
• Dış değerlendirme sürecinde gerekli hazırlıkları yapmak, Yükseköğretim Kalite Kurulu ile dış değerlendirici kurumlara her türlü desteği vermek, süreçle ilgili iç ve dış paydaşları bilgilendirmek,
• Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri ve Yükseköğretim Kalite Kurulunca belirlenen ilkeler doğrultusunda, eğitim-öğretim ve araştırma etkinlikleri, idari hizmetlerin değerlendirilmesi ve niteliğinin geliştirilmesi ile Üniversitenin iç ve dış kalite güvence sistemini kurmak, Üniversiteye özgü anahtar performans göstergelerini belirlemek, program değerlendirmesi yapmak ve bu kapsamda yapılacak çalışmaları Senato onayına sunmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirmek,
• Komisyonda temsil ettiği birimin Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinde yer almak ve diğer birim ekipleri ile işbirliği içerisinde çalışmak, ekip çalışmalarında gerekli desteği sağlamak.
• Kalite Komisyonu gerekli gördüğü takdirde kalite komisyonu olmayan istişari katılım sağlayacak personellerin de yer alabileceği alt komisyonlar, çalışma grupları ve danışma komisyonları oluşturabilir. Bu kapsamda planlanan görevlendirmeler Rektör tarafından yapılır.
Kalite Komisyonunun Çalışma Usul ve Esasları
Madde 6- Komisyon, Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun olarak;
(l) Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, eğitim öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin değerlendirilmesi, kalitesinin geliştirilmesi ile ilgili Üniversitenin iç ve dış kalite sisteminin kurulması, kurumsal göstergelerinin tespit edilmesi ve bu kapsamda yapılacak çalışmaları yürütmek üzere en az iki ayda bir defa; bir önceki yıla ait iç değerlendirme çalışmalarını yapmak ve Kurum İç Değerlendirme Raporu'nu hazırlamak üzere ise yılda en az dört defa toplanır.
• Kurum İç Değerlendirme Raporuna birimlerden gelen ve Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan taslak üzerinden nihai halini verir.
• Alt çalışma grupları kendi içerisinden bir başkan belirler. Bu koordinatörler, alt çalışma grupları arasındaki iletişim ve koordinasyon ile kurum iç değerlendirme raporunun konsolide edilme işlemlerini yürütürler.
• Komisyon tarafından talep edilmesi durumunda Birim Kalite Temsilcileri, komisyon başkanı tarafından toplantıya çağrılabilir.
• Komisyon tarafından talep edilmesi durumunda ihtiyaç duyulan Akademik ve İdari personel, komisyon başkanı tarafından komisyon çalışmalarında Rektörlük tarafından görevlendirilebilir.
• Üniversite politikalarına yönelik stratejik planlama ve iyileşme önerilerini tutanak halinde Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından Senato gündemine sunulur.
• Üniversitenin sıralamalar ve veri analizlerine yönelik yeni stratejiler geliştirerek tutanak halinde Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından Senato gündemine sunulur.
• Komisyon ve alt çalışma grupları, kalite geliştirme çalışmalarında kullanılmak üzere Üniversite birimlerinden sağlanacak bilgileri Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü aracılığı ile temin eder.
• Komisyonun çalışma esasları aşağıdaki gibidir:
• Komisyon, Başkan'ın belirleyeceği tarihlerde, Başkan'ın çağrısı üzerine veya üyelerin üçte birinin yazılı isteğinin Başkana bildirilmesini takiben 10 gün içerisinde toplanır.
• Komisyon gündemi, komisyon toplantılarından on beş gün öncesine kadar üyelerden gelen öneriler ve alt komisyonların sunacağı raporlar göz önüne alınarak Başkan tarafından belirlenir. Komisyon toplantılarında alınan kararlar Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından yazılı hâle getirilir ve üyelere bildirilir.
• Komisyon üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alır. Oyların eşit olması hâlinde Başkan'ın oyu yönünde karar verilmiş sayılır,
• Her bir gündem maddesine ait görüşmeler tamamlandığında oylamaya geçilir. Her üye oyunu açık kullanır. Oylamalarda çekimser oy kullanılamaz Karara katılmayan üyeler karşı görüş gerekçesini yazılı olarak belirtirler.
• Kararlar, Başkan ve üyeler tarafından imzalanan tutanaklarla tespit edilir. Kararlara her takvim yılı başından itibaren bir sıra numarası verilir. Kararlarda toplantı tarihi, karar sayısı, karar metni, toplantıya katılan Başkan ve üyelerin adları, varsa karşı oy gerekçeleri yer alır.
• Karara karşı oy kullanan üyeler, karşı oy gerekçelerini kararın ekine konulmak üzere bir sonraki toplantıya kadar Komisyona verirler.
• Kararlar iki nüsha olarak hazırlanır ve bir nüshası Komisyon dosyasında saklanır, bir nüshası da yıllık olarak Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından muhafaza edilir.
Alt Komisyonların Kurulması
Madde 7-(1) Kalite Komisyonunun Alt Çalışma Komisyonları şunlardır:
• Kalite Alt Çalışma Komisyonu,
• Eğitim ve Öğretim Alt Çalışma Komisyonu,
• Araştırma ve Geliştirme Alt Çalışma Komisyonu,
• Toplumsal Katkı Alt Çalışma Komisyonu,
• Yönetim Alt Çalışma Komisyonu,
(2) Alt Komisyonlar; Kalite Komisyonunun önerisi üzerine en az ikisi akademik olmak üzere en az 3 üyeden oluşacak şekilde iki yıl için ilgili Rektör Yardımcısı ve Kalite Geliştirme Koordinatörü tarafından görevlendirilir. Görev süresi dolan üye aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Süre dolmadan üyeliğin boşalması durumunda, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı yöntemle yeni bir görevlendirme yapılır.
(3) Alt Komisyonlar, çalışmalarını ve raporlarını bu Yönerge hükümlerine göre yürütür ve hazırlar.
(4) Alt Komisyonlar, iç değerlendirme raporunun ilgili olduğu bölümünü periyodik olarak her yıl hazırlar bir önceki iç ve dış değerlendirmede ortaya çıkan ve iyileştirilmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili iyileştirme faaliyetlerini planlar ve yürütür.
(5) Alt Komisyonlar, çalışmalarında ve raporlamalarında Üniversite düzeyinde standardı sağlamak için form, cetvel, tablo vb. standart belgeler, doküman ve kayıtlar geliştirebilir.
(6) Alt Komisyonlar, bu Yönerge’de belirlenen görevleri ile ilgili çalışma sonuçlarını Kalite Komisyonuna belirlenen süreler içinde rapor biçiminde gönderir.
(7) Alt Komisyonların sekretarya hizmetleri, Koordinatörlük personeli tarafından yürütülür.
(8) Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikasıyla uyumlu, eğitim-öğretim, uluslararasılaşma, araştırma-geliştirme, topluma hizmet, yönetim ve idari alanlarla ilgili politikalarını belirler ve Kalite Komisyonuna sunar.
Alt Komisyonların görev ve sorumlulukları
Madde 8-(1) Kalite Alt Komisyonunun görevleri şunlardır;
• Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikası doğrultusunda kalite sisteminin oluşturulması ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasına yönelik çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin uluslararasılaşma politikasının hazırlanmasını sağlamak,
• Üniversite politikalarının performans göstergelerinin oluşturulmasını ve takibini sağlamak,
• Üniversitenin akademik, idari ve topluma katkı sunan tüm birimlerindeki kalite sistemlerini izlemek, performansını belirlemek ve iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin kalite sistemindeki kalite ile ilgili süreçleri takip etmek, gerekli görülen durumlarda dış uzmanlardan destek talep etmek,
• İç ve dış değerlendirme raporlarında ortaya çıkan ve iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili diğer alt komisyonlarla iş birliği yapmak,
• Kalite sistemi ile ilgili veriler toplamak, sistemin değerlendirilmesi amacıyla diğer alt komisyonlarla iş birliği yapmak,
• Yönetimin etkinliği ve hesap verilebilirliği kapsamında kurum kalite sisteminin özelliklerinin belirlenmesi, verimliliğinin ölçülmesi ve iyileştirme çalışmalarında diğer alt komisyonlarla iş birliği yapmak,
• Üniversitede kalite kültürünün yaygınlaşması ve benimsenmesi için bilgilendirme, eğitim ve seminerler düzenlenmesi teklifinde bulunmak, eğitim ve bilgilendirme materyalleri hazırlamak.
(2) Eğitim ve Öğretim Alt Komisyonunun görev ve sorumlulukları şunlardır;
• Üniversite akademik birimlerinin eğitim-öğretim ve araştırma etkinlikleri ile ilgili stratejiler önermek ve uygulamalarını takip etmek,
• Kalite Komisyonunun yönlendirmesinde eğitim-öğretim alanı itibarı ile iç ve dış değerlendirme çalışmalarına katılmak,
• Programların eğitim amaçları ve kazanımlarına yönelik anket çalışmalarının sonuçlarından yararlanarak ilgili ölçme ve değerlendirmeleri yapmak,
• Öğrenci merkezli öğrenme, öğretme ve değerlendirme çalışmalarını yapmak,
• Öğrencinin kayıt yaptırmasından mezuniyetine kadar geçen dönemde daha etkin eğitim-öğretim hizmeti almasını sağlayacak çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin eğitim-öğretim sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi ve eğitim-öğretimin hedeflerine ulaşılmasına ilişkin eğitim-öğretim kadrosunun nitel ve nicel yeterliliği ile ilgili çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin eğitim-öğretim etkinliğini artıracak öğrenme ortamının (Derslik, bilgisayar laboratuvarı, kütüphane, toplantı salonu, atölye, klinik, laboratuvar, uygulama alanları, sergi alanları, bireysel çalışma alanı vb.) yeterliliğini ve uygunluğunu araştırmak,
• İç paydaşlar ile dış paydaşların sürece katılımını sağlayarak her yıl programların gözden geçirilmesini, değerlendirilmesini ve güncelleme için planlamalar yapmak,
• Akademik birimlerin eğitim-öğretim ile ilgili ölçülebilir nitelikteki hedefleri, bu hedeflerle ilgili performans göstergelerinin belirlenmesini ve bunların düzenli olarak gözden geçirilmesini sağlamak,
• İç ve dış değerlendirme raporlarında eğitim-öğretim ile ilgili ortaya çıkan ve iyileştirmeye gereksinim duyulan alanlarla ilgili iyileştirme çalışmaları yapmak,
• Program çıktıalrının izlenmesi ve güncellenmesine ilişkin tanımlı süreçleri takip etmek,
• Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikasıyla uyumlu eğitim-öğretim ve politikasını belirlemek ve bu alandaki hedeflere ulaşma yolları ile ilgili çalışmalar yapmak, performans göstergelerini izlemek, değerlendirilmek üzere Kalite Komisyonuna sunmak.
(3) Araştırma ve Geliştirme Alt Komisyonunun görev ve sorumlulukları şunlardır;
• Üniversitenin araştırma alt yapısı konusunda değerlendirmeler yapıp özellikle disiplinler arası çalışmalar yapabilecek altyapıların kurulması konusunda teşvik mekanizmaları geliştirmek,
• TÜBİTAK, BAP, AB projeleri, makale, patent, vb. araştırma sonucu ortaya çıkan bilimsel yayınların istatistiklerini değerlendirmek ve Üniversitenin ulusal ve uluslararası derecelendirme kuruluşları tarafından yapılan değerlendirme sonuçlarını inceleyip, araştırma performansını artırmak için önerilerde bulunmak,
• Üniversitenin araştırma kadrosunun yetkinliği, gelişimi ve sürdürülebilirliği konusunda çalışmalar yapmak,
• Araştırma ve geliştirme etkinliklerini verilere dayalı ve periyodik olarak ölçmek, değerlendirmek ve sonuçlarını yayımlamak,
• İç ve dış değerlendirme raporlarında araştırma ve geliştirme ile ilgili ortaya çıkan ve iyileştirmeye gereksinim duyulan alanlarla ilgili diğer alt komisyonlarla iş birliği yapmaktır.
• Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikasıyla uyumlu araştırma-geliştirme politikasını belirlemek ve bu alandaki hedeflere ulaşma yolları ile ilgili çalışmalar yapmak, performans göstergelerini izlemek, değerlendirilmek üzere kalite komisyonuna sunmak.
(4) Toplumsal Katkı Alt Komisyonunun görev ve sorumlulukları şunlardır;
• Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikasıyla uyumlu toplumsal katkı politikasını belirlemek,
• Üniversitenin toplumsal katkı faaliyetlerini Üniversitenin strateji ve hedefleri doğrultusunda yerel, bölgesel ve ulusal kalkınma hedefleri ile uyumlu bir biçimde yürütmek,
• Üniversitenin toplumsal katkı stratejisi ve hedefleri doğrultusunda yürüttüğü faaliyetleri periyodik olarak izlemek ve sürekli iyileştirme faaliyetlerini yürütmek,
• Üniversitenin toplumsal katkı faaliyetlerini yürütebilmesi için gerekli olan uygun nitelik ve nicelikte fiziki, teknik ve mali kaynakların etkin bir şekilde kullanılması sürecine doğrudan katkı vermektir.
(5) Yönetim Sistemi Kalite Alt Komisyonunun görev ve sorumlulukları şunlardır;
• Üniversitenin misyon ve hedeflerine ulaşma çabaları doğrultusunda yönetişim etkinlikleri üzerine çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin yönetim ve idari birimlerinin yapılanmasına ilişkin değerlendirme ve güncelleme çalışmaları yapmak,
• Üniversitenin insan kaynakları ve insan kaynakları yönetimine ilişkin değerlendirme çalışmaları yapmak,
• Üniversitenin mali kaynakları ile taşınır ve taşınmaz kaynaklarının eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetler için etkili, ekonomik ve verimli kullanımına ilişkin çalışmalar yapmak,
• Üniversitenin bilgi yönetim sistemine ilişkin süreçlerinin tasarımı, takibi ve etkinliğini değerlendirerek iyileştirme çalışmalarını yapmak,
• Yönetimin etkinliği ve hesap verilebilirliği kapsamında kurum kalite sisteminin özelliklerinin belirlenmesi, verimliliğinin ölçülmesi ve iyileştirme çalışmaları ile ilgili diğer alt komisyonlarla iş birliği yapmak,
• Üniversitenin iç ve dış paydaşlarını bilgilendirme süreçlerini kurumsal kılavuza göre tasarlamak,
• Üniversitenin stratejik planı ve kalite politikasıyla uyumlu yönetim ve idari alanla ilgili politikasını belirlemek ve bu alandaki hedeflere ulaşma yolları ile ilgili çalışmalar yapmak, performans göstergelerini izlemek, değerlendirilmek üzere Kalite Komisyonuna sunmak,
• İç ve dış değerlendirme raporlarında yönetim sistemi ile ilgili ortaya çıkan ve iyileştirmeye gereksinim duyulan alanlarla ilgili iyileştirme çalışmaları yapmak,
• Üniversite düzeyinde akademik ve idari çalışmalarda standardı sağlamak için gerekli görülen form, cetvel, tablo vb. standart belge, doküman ve kayıtlar geliştirmektir.
Birim Kalite Temsilcilerinin Belirlenmesi
Madde 9- (l) Kalite komisyonunun iç ve dış değerlendirme ile kalite geliştirme çalışmalarına destek olmak üzere her birimden "Birim Kalite Temsilcisi” belirlenir. Birimin nihai amacıyla örtüşen alanlarda yeterli tecrübe ve eğitime sahip olmalıdır.
a) Bağlı olduğu üst birim: Kalite Geliştirme Koordinatörü, Birim Yöneticisi.
b) İş tanımının özeti: Birim Kalite Temsilcisi, atandığı birimin KYS’ne ilişkin gerekli süreçleri oluşturmak, uygulamaların yürütülmesini ve devamlılığını sağlamak, performans sonuçlarını raporlamakla yetkilendirilmiştir.
• Tüm birimlerin Birim Kalite Temsilcileri, Kalite Komisyonu Başkanı'nın talebi üzerine birimin en üst yöneticisi tarafından belirlenir. Mücbir sebeplerle değişim olması durumunda birim amiri Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne Birim Kalite Temsilcisi yerine yeni ismi ve iletişim bilgilerini bildirir.
• Birim Kalite Temsilcilerinin güncel listesi Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nün web sayfasında paylaşılır.
• Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesi ile Diş Hekimliği Fakültesinde Kalite Biriminde en az beş yıl görev yapan Birim Kalite Temsilcisi Kalite Geliştirme Koordinatörü tarafından Kalite Direktörü olarak yetkilendirilir ve ilgili Dekan Yardımcısı veya Başhekim Yardımcısı ile koordineli olarak çalışır.
Birim Kalite Temsilcilerinin Görev ve Sorumlulukları
Madde 10- (l) Birim Kalite Temsilcileri, kalite geliştirme çalışmalarında kullanılmak üzere komisyon ve alt çalışma grupları tarafından koordinatörlük aracılığı ile istenilen bilgilerin süresinde ve sistematik olarak koordinatörlüğe ulaştırılması için gerekli koordinasyonu sağlar,
• Birimleri tarafından gönderilen ve kurum iç değerlendirme raporunda yer alan verilerin doğru ve güvenilir olmasından sorumludur,
• Kalite komisyonu başkanının toplantı çağrısına icabet eder ve toplantı sonucu verilecek görevleri yerine getirir,
• Komisyon başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir,
• Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinde yer alır,
• Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesi ile Diş Hekimliği Fakültesi Kalite Direktörleri SKS uygulamaları, gösterge takipleri vb iş takiplerini yapar, koordinatörlükten onay alır ve koordinatörlüğe rapor eder,
• Kalite politikasının, amaç ve hedeflerinin tüm çalışanlara duyurulmasını ve benimsetilmesini sağlamak,
• KYS uygulamalarını üst yönetime raporlamak,
• Uygun olmayan hizmetin tespitini, düzeltici faaliyetlerin başlatılmasını sağlamak. Bu amaçla gerekli takımların oluşturulmasını sağlamak ve ilgili personeli görevlendirmek,
• Uygunsuzlukların giderilmesi için planlanan düzeltici faaliyetlerin gecikmesine veya gerçekleşmemesine neden olan ya da gereken hassasiyeti göstermeyen sorumluları uyarmak, gerektiğinde yazılı savunma talebinde bulunarak üst yönetime raporlamak,
• KYS denetim planını hazırlamak, uygulamaların etkinliğini ve denetçilerin performanslarını değerlendirmek, denetim sonuçlarını raporlamak,
• Hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek, bu doğrultuda Eğitim Planını hazırlamak veya ilgili birimin planlamasını sağlamak, uygulamaların etkinliğini denetlemek,
• Çalışanların KYS hakkında bilgilendirilmesini sağlamak, kalite bilincini yaymak amacıyla faaliyetler düzenlemek,
• KYS dokümantasyonunu oluşturmak, güncelliğini, uygunluğunu ve tüm çalışanlar tarafından ulaşılabilirliğini sağlamak,
• Kalite hedeflerinin ölçülebilir hale dönüştürülmesini ve bu hedeflere ulaşma derecelerinin tespitini sağlamak,
• Kalite otomasyon sistemi bilgilerini güncel tutmak,
• İç değerlendirme raporunun hazırlanması aşamasında aktif görev almak ve rapor hazırlıklarını yaparak zamanında bildirmek.
Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinin Belirlenmesi
Madde 11- (1) Birim Kalite ve Akreditasyon Ekipleri, akademik birimlerde Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Konservatuvar Amirleri tarafından belirlenen farklı anabilim dallarından olmak üzere Birim Kalite Komisyonu üyesi, Birim Kalite Temsilcisi, idari personel, aktif öğrenci ve mezun öğrenci olmak üzere en az 7 kişiden oluşur.
• Birim Kalite ve Akreditasyon Ekipleri, idari birimlerde ve Araştırma Merkezlerinde varsa Kalite Komisyonu üyesi, Birim Kalite Temsilcisi, idari personel olmak üzere en az 3 kişiden oluşur.
• Ekip kendi içinde bir başkan seçer.
• Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinin üyelik süresi komisyon ile aynıdır.
• Bu ekipler Kalite Geliştirme Koordinatörlüğünün web sayfasında ilan edilir.
• Birim Kalite ve Akreditasyon Ekipleri, verilen görevleri yerine getirebilmek için aşağıda belirtilen usul ve esaslar doğrultusunda çalışır:
• Ekip yılda en az iki kez olmak üzere başkanın çağrısı veya ekibin üyelerinin salt çoğunluğunun yazılı isteği ile toplanır. Toplantı yeri, tarihi ve gündemi ekip üyelerine başkan tarafından bir hafta öncesinde bildirilir.
• Ekip toplantılarının kararları salt çoğunluğa göre alınır ve tutanak ile kaydedilir. Oyların eşit olması durumunda başkanın oyu doğrultusunda karar verilmiş sayılır.
Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinin Görev ve Sorumlulukları
Madde 12- (1) Birim Kalite ve Akreditasyon Ekiplerinin görevleri aşağıdaki şekildedir:
• Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, akademik birimlerin eğitim-öğretim, araştırma geliştirme, uluslararasılaşma faaliyetleri ile idari hizmetlerin değerlendirilmesi ve kalite geliştirme çalışmalarında kullanılmak üzere komisyon ve alt çalışma grupları tarafından koordinatörlük aracılığı ile istenilen bilgilerin süresinde ve sistematik olarak koordinatörlüğe ulaştırılması için gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Birimleri tarafından gönderilen ve kurum iç değerlendirme raporuna konulan verilerin doğru ve güvenilir olmasından sorumlu olmak,
• Kalite komisyonu başkanının toplantı çağrısına icabet etmek ve toplantı sonucu verilecek görevleri yerine getirmek,
• İç ve dış değerlendirme süreçlerinde birimiyle ilgili gerekli hazırlıkları yapmak, değerlendiricilere, birimle ilgili her türlü desteği vermek,
• Birimlerin iç ve dış kalite sistemini kurmak, kurumsal göstergelerini belirlemek, bu çalışmaları Üniversite Kalite Komisyonunun onayına sunmak,
• Birim Öz Değerlendirme raporları sonucuna göre ortaya çıkacak ve iyileştirmeye gereksinim duyulan alanlarla ilgili gerekli çalışmaları yapmak,
• Birim Yıllık Öz Değerlendirme raporunu her yıl Şubat ayının sonuna kadar hazırlamak ve bu raporu Üniversite Kalite Komisyonuna sunulmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne göndermek.
• Üniversite Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne, Üniversite Kalite Komisyonuna ve Alt Komisyonlarına her yıl yapılacak Birim Öz Değerlendirme çalışmaları için gerekli desteği vermek,
• Her yıl düzenli olarak kalite çalışmaları iş takvimini ve iyileştirme planlarını oluşturmak ve yürütmek.
• Kalite Komisyonu tarafından öngörülen kalite süreçlerini yürütmek.
Danışma Kurullarının Belirlenmesi
Madde 13- (1) Gaziantep Üniversitesi Danışma Kurulu Yönergesine göre belirlenir.
Danışma Kurullarının Görev ve Sorumlulukları
Madde 14- Gaziantep Üniversitesi Danışma Kurulu Yönergesinde belirlenen görev ve sorumluluklara ek olarak;
(1) Bölümün ders kataloğu, ders içerikleri için görüş ve öneri sunar,
(2) Mezun yetkinlikleri ve yeterliliklerine ilişkin öneri sunar,
(3) Performans göstergelerine yönelik öneri sunar,
(4) Yeni sistem, otomasyon gibi teknolojik yeniliklere ilişkin Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bilgi verir,
(5) Gerekli görüldüğü durumlarda Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından davet edilen toplantılara katılır,

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kalite Geliştirme Koordinatörlüğünün Oluşumu ve İşleyişi

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü
Madde 15- (1)Üniversite Rektörü tarafından kalite bilincinin oluşturulması, KYS’nin tüm birimlerde ve belirlenmiş misyon, vizyon, politikalara, kalite komisyonunun kararlarına göre standart bir şekilde uygulanması için gerekli koordinasyonu ve iletişimi sağlamak, sonuçları raporlamak, kalite sistemlerinin takibi, kalite dokümantasyon işlemlerinin yapılması, akreditasyon işlemlerinin takibi, iç ve dış değerlendirme raporlarının oluşturulması, talep sisteminin yönetilmesi, performans raporlarının takibi, üniversite verilerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi amacı ile Senato kararıyla kurulur.
(2) Üniversitenin kalite ile ilgili tüm süreçlerin yürütülmesini ve izlemesini yaparak kayıtları tutar.
(3)Kalite Geliştirme Koordinatörü Rektör tarafından görevlendirilir.
(4)Üniversitenin kaliteyi geliştirmeye yönelik çalışmalarını kurumsal bir zemine oturtmak ve sürekliliğini güvence altına almak için oluşturduğu kalite organizasyonunda, Kalite Komisyonu, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü yer alır. Üst yönetimin liderliği, çalışanların katılımcılığı, paydaş odaklılığı, iletişim ve işbirliği, sürekli öğrenme ve gelişim ile ölçülebilir sonuçların elde edilmesi kalite yönetim sisteminin en önemli başarı göstergeleridir. Toplam Kalite Yönetimi organizasyonu bir otomasyon yapılanması ile Üniversite’nin tüm birimlerinde varlığını sürdürür.
Kalite Geliştirme Koordinatörü
Madde 16 - (1)
a) Bağlı olduğu üst birim: Rektörlük
b) Kendisine bağlı kadrolar: Birim Kalite Yönetim Temsilcileri, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü personelleri.
Kalite Geliştirme Koordinatörü görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 17 - (1)
a) Üniversite’nin kalite yönetim sistemi politikalarını ve organizasyonunun belirlenmesi için alt yapı oluşturmak, KYS’yi Rektörlük tarafından belirlenen ilke ve politikalara uygun olarak üniversitenin tüm birimlerinde oluşturmak, yürütülmesi ve devamlılığı için birimlerle koordinasyonu sağlamak,
b) Kurum içinde geliştirilen iş süreçlerinin tanımlamaları doğrultusunda, toplam kalite çalışmalarını koordine etmek, toplam kalite çalışmaları verilerini muhafaza etmek ve bir kalite politikası oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanması için gereken unsurları belirlemek, önermek, belirlenmiş kalite standartlarını, bunlara ulaşma çalışmalarını ve yapılacak olan değişikliklerin ayrıntılarını bir program dâhilinde izlemek, Kalite Yönetim Sisteminin, sürekli iyileştirme prensibine uygun olarak politika ve hedeflerinde gereken revizyonları yapmak,
c) Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi amacı ile YGG toplantılarının hazırlıklarını yapmak ve Kalite Yönetim Sisteminin iyileştirilmesiyle ilgili faaliyetleri başlatmak,
d) Kalite politikasının, amaç ve hedeflerinin tüm çalışanlara duyurulmasını ve benimsetilmesini sağlamak,
e) TKY ile ilgili eğitim programını hazırlamak, birimlerde yapılan TKY çalışmalarını yönlendirmek, gerçekleştirilecek olan iç denetimler ile ilgili iç tetkik programını hazırlamak, iç tetkik ekibinin koordinasyon ve iletişimini sağlar. İç tetkiklerin planlandığı şekilde gerçekleştirilmesini ve raporların birim amirlerine sunulmasını sağlamak,
f) Üniversitenin iç değerlendirme performans raporu hazırlanması için gerekli planlamaları yapmak, belge takibini sağlamak, kalite yönetim kuruluna sunmak üzere son haline getirmek,
g) Birim değerlendirme raporlarının takibini sağlamak, birim değerlendirme ekiplerini koordine etmek,
h) Program akreditasyonlarının takibini ve koordinesini sağlamak,
i) Kurumsal Akreditasyon sürecini takip etmek ve koordinesini sağlamak,
j) Üniversite sıralama verilerinin izlenmesi ve değerlendirmesini sağlamak,
k) Üniversitenin akreditasyon çalışmaları kapsamında dış değerlendiricilerle olan toplantı planlamalarını ve iş takiplerini yapmak ve konu ile ilgili Rektör ve Yönetim Temsilcisini bilgilendirmek,
l) Periyodik olarak YGG toplantılarını düzenlemek, toplantı tutanaklarını tutmak, alınan kararların uygulanmasını sağlamak ve takip etmek,
m) KYS süreçlerinin performansı ve iyileştirilmesi için gerekli ihtiyaçlar ve şartlar hakkında üst yönetime rapor vermek,
n) Uygun olmayan hizmetin tespitini, düzeltici faaliyetlerin başlatılmasını sağlamak,
o) KYS iç tetkik prosedürünü oluşturmak, denetimlerin uygunluğunu ve etkinliğini gözden geçirmek,
p) KYS dokümantasyonunu oluşturmak, güncelleme ve çalışanların kolay erişimini sağlamak,
q) Kalite hedeflerinin ölçülebilir hale dönüştürülmesini ve bu hedeflere ulaşma derecelerinin tespitini sağlamak,
r) Memnuniyet anketlerinin Ölçme ve Değerlendirme Merkezi koordinesi ile hazırlanmasını sağlamak ve değerlendirme sonuçlarının yönetime sunulmasını sağlamak,
s) Öğrencilerin sistem içine dahil olması için topluluklar ve birimlerle işbirliğini sağlamak,
t) Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü çalışanlarının performanslarını değerlendirmek.
u) Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, akademik birimlerin eğitim-öğretim, araştırma geliştirme, uluslararasılaşma, toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerin değerlendirilmesi ve kalite geliştirme çalışmalarında kullanılmak üzere komisyon ve alt komisyonlar tarafından koordinatörlük sağlamak,
v) İstenilen bilgilerin süresinde ve sistematik olarak komisyona ulaştırılması için gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Birimler tarafından gönderilen ve kurum iç değerlendirme raporunda yer alan verilerin doğru ve güvenilir olmasından sorumlu olmak,
• Kalite komisyonu başkanının toplantı çağrısına icabet etmek ve toplantı sonucu verilecek görevleri yerine getirmek,
ii) Kalite Komisyonunun sekretarya hizmetleri, Koordinatörlük tarafından yürütülür.
iii) İç ve dış değerlendirme süreçlerinde birimle ilgili gerekli hazırlıkları yapmak, değerlendiricilere, ilgili birimle ilgili her türlü desteği vermek,
Kalite Sorumlusu
Madde 18 - (1) Koordinatörün verdiği görevleri yapmak üzere, Koordinatör tarafından Kalite sorumlusu olarak görevlendirilir. Kalite Sorumlusu, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nde tam zamanlı çalışır.
a) Bağlı olduğu üst birim: Kalite Geliştirme Koordinatörü
b) İş tanımının özeti: KYS’ye ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden ve performans sonuçlarının Koordinatöre raporlanmasından sorumludur.
(2) Görev, yetki ve sorumluluklar;
a) KYS İç Tetkik Planı doğrultusunda KYS İç Tetkikçilerini koordine ederek, denetimlerin gerçekleşmesini sağlamak, denetim kayıtlarını kontrol ve muhafaza etmek,
b) Eğitim Planı doğrultusunda eğitim faaliyetlerinin plana uygunluğunu ve etkinliğini sağlamak, eğitimleri kayıt altına almak,
c) KYS’yi sürekli izlemek, değişiklik ihtiyaçlarını ve taleplerini onaya sunmak,
d) Uygunsuzlukların ve hizmet kalitesine ilişkin problemlerin muhtemel sebep-sonuç ilişkilerini ortaya çıkarmak için gerektiğinde veri toplamak, analiz etmek, çözümlenmesine yardımcı olmak, alternatif öneriler geliştirmek ve değerlendirme raporlarını sunmak,
e) Yeni işe başlayan personele genel oryantasyon eğitimi kapsamında KYS eğitimi vermek,
f) Hizmet alan ve hizmet sunanların ilettiği yazılı/sözlü şikayet ve önerileri kayıt altına alarak, raporlamak ve muhafaza etmek,
g) Periyodik olarak memnuniyet ölçüm araçlarını kullanarak (anket, görüşme, gözlem vb.) memnuniyet derecesini ölçmek ve raporlamak,
h) Uygunsuzlukları kayıt altına almak ve tekrarını önlemek için öneriler geliştirmek, düzeltici faaliyetlerin sonuçlarını takip etmek,
i) Verdiği hizmetle kaliteyi veya kalitenin algılanışını doğrudan etkileyen personelin sorunlarını tespit etmek, çalışma ortamlarını gözlemlemek ve iyileştirme önerileri geliştirmek,
j) KYS doküman ve veri kontrolü sürecinin güvenli, güncel ve işleyişe uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
k) Kalite kayıtlarının sistemli bir şekilde muhafazasını sağlamak.
l) Birim Özdeğerlendirme Raporlarının takibini sağlamak, Kurum İç Değerlendirme Raporu hazırlıklarını yapmak.
Akreditasyon Sorumlusu
Madde 19 - (1) Koordinatörün verdiği görevleri yapmak üzere, Koordinatör tarafından Akreditasyon sorumlusu olarak görevlendirilir. Akreditasyon Sorumlusu, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nde tam zamanlı çalışır.
a) Bağlı olduğu üst birim: Kalite Geliştirme Koordinatörü
b)İş tanımının özeti: Akreditasyonlara ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden ve performans sonuçlarının Koordinatöre raporlanmasından sorumludur.
(2) Görev, yetki ve sorumluluklar;
a) Program Akreditasyon Kılavuzunu revize eder, akademik birimlere akreditasyon başvuru duyurusunu yapar,
b) Birimlerin program akreditasyon süreçlerini takip eder,
c) Birimlerin akreditasyon öz değerlendirme raporlarının nihai halinin takibinin yapar,
d) ÖSYM kılavuzu için akreditasyon program girişlerini takip eder,
e) Birimlerin akreditasyon bilgilendirmesine yönelik toplantılar yapar,
f) Kurumsal akreditasyon sürecine ilişkin bilgilendirme ve takip yapar,
g) Periyodik olarak memnuniyet ölçüm araçlarını kullanarak (anket, görüşme, gözlem vb.) paydaş memnuniyet derecesini ölçmek ve raporlamak,
h) Akreditasyon eksikliklerine yönelik yönetimin bilgilendirilmesini dair koordinatöre bilgi verir,
i) Akreditasyon listesini kontrol eder,
j) Dış değerlendirme süreçlerine ilişkin koordinasyonları sağlar,
k) Hizmet ve Laboratuvar akreditasyonlarına ilişkin birim toplantıları ve yapar, iç tetkikleri planlar ve koordine eder.
Veri İzleme Sorumlusu
Madde 20 - (1) Koordinatörün verdiği görevleri yapmak üzere, Koordinatör tarafından Veri İzleme sorumlusu olarak görevlendirilir. Veri İzleme Sorumlusu, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nde tam zamanlı çalışır.
a) Bağlı olduğu üst birim: Kalite Geliştirme Koordinatörü
b)İş tanımının özeti: Verilerin toplanması ve izlenilmesine ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden ve performans sonuçlarının Koordinatöre raporlanmasından sorumludur.
(2) Görev, yetki ve sorumluluklar;
a) Üniversite sıralamalarına yönelik verilerin toplanmasını koordine eder,
b) YÖKAK göstergelerinin birimlerden toplanılmasını, koordinesini ve sistem girişini sağlar,
c) Memnuniyet ölçümlerini koordine eder ve sonuçlarını Koordinatöre iletir,
d) Üniversite verilerinin sonuçlarını 6 aylık periyotta Koordinatöre bilgi verir,
e) Yönetimin istediği verileri toplar,
f) Kalite Yönetim Sisteminden alınacak raporların analizini koordine eder ve Koordinatöre rapor verir.
KYS İç Tetkikçisi
Madde 21- (1)Birimde çalışan gönüllü personel Kalite Komisyonunun onayıyla KYS İç Denetçi eğitimini alır ve ek görev olarak denetim faaliyetlerinde yer alır.
a) Bağlı olduğu üst birim: Yönetim Temsilcisi
b)İş tanımının özeti: KYS İç Tetkik Prosedürü ve yıllık plan doğrultusunda denetimleri gerçekleştirmek.
(2) Görev, yetki ve sorumluluklar;
a) KYS İç Denetim prosedürüne ve planına uymak,
b) Denetim bulgularını ve gözlemlerini kaydetmek,
c) Denetim sonuçlarını raporlamak ve denetlenen birim yöneticisini ve Rektörlüğü bilgilendirmek,
d) Planlanan düzeltici faaliyetleri zamanında doğrulamak ve raporlamak,
e) Denetim bulgularını gizli tutmak.
Personel İhtiyaçları ve Cari Giderleri
Madde 22- (l) Komisyonun personel destek hizmetleri, bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren Üniversite bünyesinde oluşturulacak olan Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü tarafından yürütülür.
(2) Koordinatörlüğün çalışmalarında uygun kurumsal koşulların oluşturulması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Genel Sekreterlik gerekli önlemleri alır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İç ve Dış Kalite Güvence Sistemi

Kalite Güvence Sisteminin Kurulması
Madde 23- (1) Kalite komisyonu üyeleri, Üniversitede uygulanacak iç ve dış kalite sisteminin kurulması ve işletilmesi ile iç ve dış değerlendirme sürecinin yürütülmesini sağlamakla; birim temsilcileri, birimlerinde uygulanacak iç ve dış kalite sisteminin kurulması ve işletilmesini sağlamakla birimin en üst yetkilileri ise iç ve dış değerlendirme sürecinin yürütülmesini sağlamakla yükümlüdür.
Birim İç Değerlendirme Süreci ve Takvimi
Madde 24- (1) Birim, eğitim-öğretim, kalite sistemi, yönetim sistemi ve araştırma-geliştirme faaliyetleri, toplumsal katkı süreçleri ile bunları destekleyen idarî hizmetlerin tümünü içine alacak şekilde Yükseköğretim Kalite Kurulunun Kurum İç Değerlendirme Raporu Hazırlama Kılavuzunu ve Gaziantep Üniversitesi Birim Öz Değerlendirme Raporu Hazırlama Kılavuzunu esas alarak bir Birim İç Değerlendirme raporu hazırlar.
(2) Birim Kalite Komisyonları hazırlayacakları Birim Öz Değerlendirme Raporlarını her yılın Ocak ayı sonuna kadar tamamlar ve Üniversite Kalite Komisyonuna sunulmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne gönderir.
Kurum İç Değerlendirme Raporu ve Takvimi
Madde 25- (l) Kalite komisyonu, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini ve bunları destekleyen idarî hizmetlerin tümünü içine alacak şekilde stratejik plan ve yıllık olarak, performans programı ve faaliyet raporu ile bütünleşik yapıda bir iç değerlendirme raporu hazırlar.
(2) Kalite komisyonu, iç değerlendirme çalışmalarım her yıl Ocak-Mart aylarında tamamlar. Çalışmalar sonucu hazırlanan Kurum İç Değerlendirme Raporu, Nisan ayı sonuna kadar bilgi amaçlı olarak Yükseköğretim Kalite Kuruluna gönderilir.
Kurum İç Değerlendirme Raporunun Kapsamı
Madde 26- (l) Kurum iç değerlendirme raporu;
• Yükseköğretimin ulusal strateji ve hedefleri ışığında belirlenmiş misyonu, vizyonu ve stratejik hedefleri ile kalite sistemine yönelik olarak belirlenen politika ve süreçlerini,
• Akademik birimlerin ölçülebilir nitelikteki hedeflerini, bu hedeflerle ilgili performans göstergelerini ve bunların periyodik olarak gözden geçirilmesini,
• Programların TYYÇ ile ilişkili ve öğrenme çıktılarına dayalı olarak yapılandırılması ve akreditasyon sürecinin gereklerinin yerine getirilmesi konusundaki çalışmalarını,
• Bir önceki iç ve dış değerlendirmede ortaya çıkan ve iyileştirilmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili çalışmalarını içerecek şekilde düzenlenir.
İç ve Dış Değerlendirme Sonuçlarının Kamuoyuna Açıklanması
Madde 27- (l) Kurum iç değerlendirme raporu her yıl Nisan ayı sonuna kadar, dış değerlendirme raporu ise dış değerlendiriciler tarafından raporun hazırlanıp Üniversiteye tebliğ edildiği ayı takip eden ayın sonuna kadar üniversitenin internet sayfasında yayınlanır.
Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları
Madde 28 - (1)Yönetim gözden geçirme toplantılarının içeriği;
a) Yılda en az 1 kez, her birim için Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı(YGG) düzenlenir. İhtiyaç duyulduğunda Üniversite üst yönetimi kararı ile daha fazla toplantı düzenlenebilir.
b) YGG toplantısına ilgili birimin üst yönetici kadrosu ve Kalite Komisyonu katılır.
c) Toplantının duyurusu gündem maddelerini içerecek şekilde en az 10 gün önce KYT tarafından Kalite Koordinatörlüğü aracılığı şeklinde resmi iletişim yolu ile yapılır. Toplantı tarihi değiştirilmek zorunda kalındığında en geç 1 ay içinde olmak üzere yeni tarih belirlenir.
d) Gündem ilgili standardın maddesini içermelidir.
Belgeleme ve Rapor
Madde 29 – (1)
a) Yürütülen kalite çalışmalarına ait toplantı tutanakları, raporlar ve diğer dokümanlar ilgili birimde muhafaza edilir. Birimlerde yapılan bütün kalite geliştirme çalışmaları yılsonlarında “Kurum İç Değerlendirme Raporu” adı altında birim yöneticisince rapora bağlanır. Raporun bir örneği saklanır, bir örneği Rektör ve Yönetim Temsilcisine sunulmak üzere Kalite Geliştirme Koordinatörüne gönderilir.
b) İç Performans Değerlendirme Raporu bir sonraki yılın Nisan ayına kadar Yükseköğretim Kuruluna gönderilir ve Üniversitenin internet sayfasında yayınlanır.
c) Veri izlenmesi sonucunda elde edilen tüm raporlar Nisan ayı sonunda Koordinatörlük web sayfasında yayınlanır.
TKY El Kitabı
Madde 30 - (1) TKY El Kitabı, üniversitemizin kalite yönetim sistemini ve sistemle ilgili süreçleri, kalite politikasını, kuralları, yöntemleri, organizasyon yapısını içeren, uluslararası standartlara ve mevzuata atıf yapılan kılavuzdur. Toplam Kalite Yönetiminin sürekli değişim ve gelişim ilkeleri doğrultusunda belirli dönemlerde gözden geçirilerek güncellenir. Üniversite El Kitabı Kalite Komisyonunun uygun görüşü üzerine Üniversite Senatosu tarafından onaylanır.

Değerlendirme ve Ödül
Madde 31 – (1)Birimlerin de önerileri alınarak, her yıl Ekim ayında, KYS uygulayan birimlerin daha önce belirlenen esas ve kıstaslara göre (kalite hedeflerine ulaşma, planları gerçekleştirme durumları, müşteri/paydaş memnuniyet oranları, süreç yönetimi ve iyileştirmesi, vb.) değerlendirilmesi yapılarak başarı gösterdiği düşünülen birim(ler) ve ekip(ler)den uygun görülenler, takip eden yılın Şubat ayı sonuna kadar belirlenecek bir tarihte ödüllendirilirler. Birimlerin iyileştirme çalışmalarını desteklemek, çalışanlar arasında ortak amaçların paylaşılmasını sağlamak, takım ruhunu ve çalışmasını geliştirmek amacıyla birim ve ekip bazında “Başarılı Birim” ve/veya “Başarılı Ekip” ödülleri verilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Evrakların muhafazası
Madde 32- (l) Kalite komisyonu tarafından, Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idarî hizmetlerinin değerlendirilmesi ve kalitesinin geliştirilmesi ile üniversitenin iç ve dış kalite sisteminin kurulmasına yönelik yürütülen çalışmalar sırasında dış değerlendirmede hazır bulundurulmasına karar verilen evraklar muhafaza edilmek üzere Koordinatörlüğe gönderilir.
(2) Koordinatörlük, komisyon üyeleri tarafından dış değerlendirmede hazır bulundurulmak üzere gönderilen evrakları muhafaza altına alır ve dış değerlendiricilerin talebi üzerine ilgili kişilere sunar.
Hüküm Bulunmayan Haller
Madde 33- (l) Bu yönergede hüküm bulunmayan durumlarda Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeği ile ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
Madde 34- (l) Bu Yönerge, Gaziantep Üniversitesi Senatosu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürürlükten Kaldırılan Uygulama
Madde 35- (l) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesi ile Gaziantep Üniversitesi Senatosu 10.01.2017 tarih ve 01 nolu toplantısında kabul edilen “Gaziantep Üniversitesi Kalite Güvence Yönergesi” ile Üniversite Senatosunun 07.03.2017 tarih ve 04 nolu toplantı tutanağının 19. maddesi ile kabul edilmiş olan "Gaziantep Üniversitesi Kalite Güvence Birimi Çalışma Usul ve Esasları " yürürlükten kalkar.
Yürütme
Madde 36- (l) Bu Yönerge hükümleri Gaziantep Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.